1st Birthday Party

1:34:00 AM hanny arianty gultom 6 Comments

Dari awal saya dan suami sudah merencanakan merayakan ulang tahun Leica tidak di rumah karena ingin santai dan tidak mau ribet, datang ke tempat acara lalu pulang dan tidak repot bersih-bersih. :P. Jadilah kami memutuskan merayakannya di tempat yang sangat dekat dengan rumah, tidak sampai 10 menit perjalanan kami ke sana. 

Waktu ulang tahun MJ yang pertama kami mengundang semua tetangga dan beberapa saudara kami, dan untuk Leica kali ini kami mengundang beberapa saudara dan anak teman-teman saya dan papanya yang kebetulan usianya tidak jauh dari Leica.

Dua jam yang sangat singkat dan padat. Pencapaian tidak ribet pas di hari H tercapai, hanya saya saja yang ribet buat design banner dan set up dekorasi meja ulang tahun (ini karena saya maunya banyak..:) . Tapi saya sangat bersyukur saya membuatnya karena saat hari H melihat anak-anak yang datang maju ke depan mengambil cemil-cemilannya membuat hati senang. Mereka polos-polos banget, bolak balik ambil cemilannya dan mereka senang sekali. Untung saya punya spare lebih, jadi sampai acara selesai saya refill terus sehingga selain mereka senang, meja jadi tidak kosong. :P

Yang paling penting dari semua acara ini adalah melihat Leica happy. Ya, dia senang sekali, dia senang banyak orang yang datang, dia sampai lompat lompat melihat semua orang yang datang dan mendengar musik. It's worth everything.

Saya ingin mensharekan beberapa pengalaman saya yang mungkin bisa bermanfaat untuk semua yang ingin merayakan ulang tahun di luar rumah (atau lebih tepatnya di fast food restaurant yang saya pilih).

1. Booking tempat

Kalau sudah pasti akan tempat perayaan ulang tahun, alangkah baiknya segera di reservasi jauh- jauh hari, kalau bisa maksimal 2 minggu sebelum hari H, apalagi kalau yang diharapkan tanggalnya jatuh pada weekend. Saya saja yang membooking tempat dari 2 minggu sebelumnya hanya tinggal sisa satu slot saja. Di McD, perayaan ulang tahun berlangsung selama 2 jam, dan slot waktunya ada di pukul 10 pagi, 1 siang, dan 4 sore. Beruntungnya Leica masih bisa merayakan di tanggal yang sama pada pukul 4 sore. 

Tempat yang saya pilih adalah McDonald dekat rumah, selain jarak yang menguntungkan, McD yang saya pilih adalah salah satu McD yang sangat luas tempatnya untuk perayaan ulang tahun, lebih nyamannya lagi, sudah disediakan bangku bangku kosong khusus untuk orang tua supaya mereka bisa ikut berpartisipasi di acara, bukan seperti McD lain yang saya datangi, orang tua tersebar di bangku-bangku tempat makan biasa, atau bahkan berdiri karena sudah tidak dapat bangku kosong saat sampai ke acara.

2. Tamu

Di McD minimal tamu yang diundang adalah 20 anak dan maksmial 80. Kalaupun masih mau berubah dan ingin ditambah masih bisa dilakukan penambahan dengan konfirmasi sebelum hari H.

3. Konfirmasi
Bicara tentang konfirmasi, jangan sampai lupa untuk selalu konfirmasi keinginan atau perubahan ke PIC dari pihak mereka. Saya berhubungan dengan 3 orang yg berbeda (berubah-ubah) dan karena saya tidak mau terlalu mudah percaya, maka saya selalu konfirmasi ke mereka lewat telfon atau datang langsung. Karena setiap pergantian orang ada saja informasi yang miss, sampai hari H tamu saya belum di rubah jumlahnya, tapi karena saya datang setengah jam sebelum waktu acara, mereka masih bisa mempersiapkan sisa kekuranganya.

4. Paket

Ada dua paket yang ditawarkan di Mcd yaitu, Silver dan Gold dan beberapa menu makanan yang bisa kita pilih untuk bingkisan anak-anak. Souvenir yang di tawarkan adalah tempat makan, bedanya hanya kalau paket Gold lebih sturdy bahannya dibandingkan Silver. Saya memilih paket silver dengan menu panas 1 @38.500 (nasi, 1 ayam dan teh kotak).

Di sana ada pilihan juga jika ingin tambah menu untuk orang dewasa (orang tua) yang datang, tapi saya dikasih ide yang lumayan menghemat budget banget yaitu memesan sendiri di luar paket ulang tahun, yang kalau memesan bersamaan dengan anak akan kena sekitar @28.00 dengan pajak. Saya lebih memilih memesan paket @18.500 (1 nasi, 1 ayam, dan aqua kecil) dengan minimum pembelian 50. Untuk pembelian paket ini lebih baik di pesan lewat telfon dan jangan ditanya bersamaan saat reservasi ulang tahun (karena tentu saja tidak bisa, mereka sudah punya paket sendiri). Saya order lewat telfon sehari sebelumnya untuk diambil siangnya sebelum waktu perayaan sehingga bisa dimasukkan ke goodie bag bersama dengan snack-snac- kekil yang sudah saya buat untuk tambahan isi goodiebag.

5. Goodiebag

Selain bingkisan dan makanan yang disediakan pihak McD untuk anak anak yang datang, saya juga menambahkan satu bungkus bingkisan snack-snack kecil untuk mereka dan satu menu makanan yang sudah saya pesan sebelumnya untuk orang tua yang datang. Untuk isi snack, dengan budget @20.000 sudah lumayan banyak isinya. Rekomendasi tempat pembelian snack yang pasti di warung - warung grosiran atau di swalayan Hari Hari yang harganya sama dengan harga grosiran.

6. Kue Ulang Tahun
Kue Ulang tahun Leica di pesan dari rekanan McD, pilihannya banyak dan rasanya lumayan enak kok dan harganya juga standar dengan kue ulang tahun di luar. Sayangnya kalau tidak memesan di rekanan mereka, kue ulang tahunnya hanya berupa dekorasi alias tidak bisa di potong dan dibagi-bagikan ke tamu tamu yang datang, aneh ya tapi itu regulasinya.

7. Dekorasi
Saat saya datang untuk konfirmasi pembelian kue ulang tahun, karena harus di bayar langsung, kebetulan saat itu ada yang sedang merayakan ulang tahun. Saya agak sedikit kaget, karena dekorasinya sangat sepi, ada beberapa bagian dinding yang terlihat kosong dan meja kue yang agak besar, sehingga meja kue ulang tahun terlihat sepi. Ya mungkin untuk beberapa orang itu sudah bagus, tapi karena saya sangat visual saya langsung panik dan seminggu sebelum hari H langsung merancang dekorasi dinding dan meja kue ulang tahun. Bagian mendekor inilah yang membuat saya tetap ribet sendiri. :P

Saya membuat banner untuk menutupi dinding yang kosong, dengan mengambil free vector untuk background ulang tahun, dan membeli beberapa balon lucu dari Tokopedia; saya membeli balon bintang dan balon putih transparan. Saran untuk pembelian balon atau perlengkapan dekorasi, lebih baik mencari satu toko yang sama sehingga bisa menghemat ongkos delivery. Untuk print banner yang ukuranya sekitar 2 meter saya kerjakan di dekat rumah saya, langsung jadi dan dengan harga yang cukup terjangkau, Rp.50.000.

8. Dokumentasi
Dokumentasi penting sekali untuk diingat, harus ada orang yang benar-benar in charge untuk mengambil dokumentasi supaya setiap moment tidak terlewatkan. Acara ulang tahun Leica saya meminta kaka saya untuk mengambil foto dan senangnya lagi ada teman saya yang juga seorang photografer mengambil foto-foto kami. Jadi ulang tahun Leica punya banyak foto-foto yang didokumentasikan.

9. Hari H
Saya datang di tempat setengah jam sebelum waktunya, yaitu pukul 15.30, masih sempat dekorasi meja ulang tahun, menempel banner di dinding, dan mengatur ulang dekorasi yang telah mereka buat. Acara memang di prediksikan setengah jam setelah jam 4 sambil menunggu tamu tamu yang belum datang. MC memulai pukul 4.30 dan selesai kurang lebih bukul 5.30, jadi ada waktu setengah jam lebih untuk foto-foto dan bersosialisasi dengan tamu tamu undangan. Saya juga sengaja membuat dress code putih bagi tamu yang hadir karena tempat perayaanya sendiri sudah sangat penuh dengan warna.

10. Budgeting
Pengeluaran Leica di bandingkan dengan abangnya MJ, 3 tahun yang lalu hanya selisih sekitar 1 juta yang menurut saya sangat hemat. Jika memang ingin di rayakan di McD yang paling penting bisa menutup paket untuk anak-anaknya. Sisanya bisa dikondisikan dan dibuat sekreatif mungkin. Banyak yang bisa di minimalisir jika memang ada persiapan dan tidak terburu-buru.

Semoga sharing saya bisa bermanfaat buat teman-teman yang membaca, dari semua poin yang di atas, dalam perayaan apapun, yang paling utama kita harus happy dan fun, jangan karena persiapan ini itu, saat hari Hnya tiba kita jadi capek, tidak semangat, berantem, dll.. :)

See you!